「出張から帰ってくるとサイン待ちの書類が山積みになっている。」「出張中にサインができず、社内の業務が滞ってしまう。」こんなお悩みはありませんか？
紙の契約書にサインをする場合、「印刷」「サイン」「スキャン」等の複数のステップを踏むことになり、どうしても出社が必要となります。そのため、特に長期出張の場合は、承認や契約の締結が滞ってしまいます。このような状況は、社内だけでなく、取引先を待たせてしまうことに繋がります。
しかし、「いつでも」「どこでも」サインが可能な電子サインを利用することで、そのようなお悩みが解決できます。
出張が多い方こそ、「電子サイン」を利用するべき理由
タイ拠点に在籍していると、日本や近隣国等、日本拠点の社員より出張が多くなりがちです。
電子サインは全てWEB上で完結するので、所在地を問わずタイムレスな対応が可能です。電子サインを利用するメリットを3つお伝えします。
【理由①】WEB上で「契約書の送付・サイン・原本の共有」のすべてが完結
電子サインのアカウントにログインし、契約書をアップロードしたら、相手のメールアドレスに契約書が送付されます。
また、サイン完了後にはPDFにて原本が双方に送付されるので、郵送対応は一切不要です。
【理由②】サイン完了後のPDFは原本として利用可能 ※原本として認められるには一定の条件があります。
電子サインを利用し、一定の条件を満たしたPDFは原本として利用できます。（この後ご紹介する電子サイン「a2sign」は、原本としての利用が可能です。）
単純にメールでPDFを送付し、印刷した契約書は原本にはなりません。しかし、電子サインを利用し電子認証を用いることで、PDF自体を原本としても利用することが可能になります。
【理由③】世界標準は電子サインにシフトしている
日本でも電子帳簿保存法が施行され、欧米を中心に世界標準では紙の利用が廃止されています。グローバルに生きる企業として、世界標準の仕様は必須と言えます。
わが社での活用事例
【利用例①】出張中のNDA締結
弊社代表が出張中にNDA締結をしたい時、在タイのスタッフでテンプレートを作成し、あとは署名をするだけの状態で、弊社代表とお客様に署名依頼を行います。
出張中で時間がない中でも、他スタッフが作成し、社内外に署名依頼を送ることができるので、多忙な中でも負担なく契約を締結できます。
また、a2signは署名の順番を設定することができるので、弊社代表の署名後に、お客様に署名依頼が送信されます。
【利用例②】お客様が出先でもお申込書にサインできる
お客様から急遽、弊社ポケットWiFiのお申込をしたいとご要望をいただきましたが、お客様は出先とのこと。
紙の申込書であればコピー機が必要ですが、電子サインを利用することでスマホからお申込書を記入いただくことができ、すぐに手配することができました。
a2signなら予備的な利用も可能！
先程から、時折登場している「a2sign（エーツーサイン）」。こちらは、わが社で利用している電子サインサービスです。
a2signはタイでの利用に特化しており、また月額300THBから気軽に利用できることが特徴です。
無料送信件数が毎月10通の小さなプランがあるので、出張中の万一に備えた利用にも最適です。
■「a2sign（エーツーサイン）」は最大1カ月の無料トライアルがございます。
公式WEBサイトこちら
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