前回の【ペーパーレスへの道】ブログでは、わが社に眠る約10万枚（！）の契約書をペーパレース化すべく、広報担当SANOがペーパーレス大臣を襲名した経緯をご紹介しました。
今回は、その第一歩として、「現在保管されている紙書類のPDF化」を行いました。
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紙の契約書をPDF化するメリット
何故、既存書類もPDF化（データ化）したかというと、「社内の書類をデータベースで一元管理するため」です。
紙を使わずに電子サインを利用すれば、紙の使用量を減らすことができます。ただ、以前の契約書を紙ベースで保管した場合、「クラウド上に保管されている電子サインを用いた契約書」と「従来の紙で保管されている契約書」の2つの保管形式ができてしまいます。
そうすると、過去の契約書を閲覧する際に、「紙なのか」「電子サインなのか」を確認する必要があり、二重で探す必要がでてきます。
そのため、今後使用する契約書だけでなく、【現在ある紙の契約書をデータ化すること】は非常に重要と言えます。紙の書類をデータ化することのメリットは他にもあります。
【紙の書類をデータ化するメリット】
①電子サインを用いた契約書と同じデータベースで保管できる。
②検索が容易になる。
③同時に複数人が閲覧できる。
④契約書の保管スペース（棚や倉庫）が不要になる。
⑤既存システムとの連結が可能になる。
一方で、データ化する際の課題は以下の通りです。
【紙の書類をデータ化する際の課題】
①データ化について、社員の理解が必要。
②閲覧権限の制約がある場合、社内整備が必要。
③PDF化を委託する場合は、その費用が必要。
④利用するデータベースによっては、利用料金が発生するものもある。
わが社のPDF化の方法
わが社は紙の契約書が約10万枚あるため、「さすがに自社でのPDF化は難しい…」ということで、外部サービスを利用しました。
現在、約10万枚のPDFがデータとして手元にあり、原本の紙書類は、専用の会社に保管していただいています。
今後、このPDFデータを電子サイン「a2sign（エーツーサイン）」に取り込み、電子サインにて締結した契約書と併せて一元管理したいと思っています。
今まで紙の契約書を保管していたスペースを有効活用することもできそうです！
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ベリーモバイル法人様専用メール：th-corpsupport@a2network.jp
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